Excel na užívateľskej úrovni je dnes samozrejmosť. Nie vždy si však vystačíme s jednoduchými tabuľkami. Na väčšine administratívnych pozícií sa vyžaduje výborná znalosť Excelu, preto si firmy preveria vaše excelovské zručnosti už na prvom alebo druhom kole pohovoru.

Skúsenosti s Excelom sú na pohovore výhodou a pomôžu vám dvere do nového zamestnania otvoriť dokorán. Na druhej strane, keď ho človek neovláda na pokročilej úrovni, dvere k novej práci sa mu zabuchnú tesne pred nosom. Pritom je to jedna z vecí, ktorá sa dá naučiť pomerne ľahko a rýchlo.

O tom, ako zvládnuť Excel na pohovore, som vyspovedala expertku na Excel Zuzku Pogranovú. Zuzka dokáže vytvoriť extrémne prepracované tabuľky a namakané reporty, ale je aj EXCELentná lektorka a školiteľka.

Zuzka, už 12 rokov pracuješ s Excelom. Ako si sa k Excelu dostala a prečo ťa baví? Zdala sa ti na začiatku práca v Exceli zložitá?

K Excelu som sa vo väčšej miere dostala na univerzite. Dalo by sa povedať, že už tu si získal moje sympatie 🙂 Práca s ním sa mi nezdala zložitá, pretože mi pripadá logický a mala som výbornú učiteľku. Najviac ma baví preto, lebo ponúka mnoho kombinácií a možností. Každý človek je tak trochu lenivý a hľadá cestičky, ako si zjednodušiť akúkoľvek prácu. Keď klientovi nastavím v súboroch automatizáciu, napríklad pomocou funkcií alebo ho naučím, ako si to vytvorí sám, tak má obrovskú radosť z ušetreného času a práce. A z toho mám potom radosť aj ja.

Už niekoľko rokov pomáhaš ľuďom zlepšovať sa v excelovských tabuľkách. Excelu sa venuješ aj v rámci prípravy na pracovný pohovor. Aké medzery zvyknú mať ľudia pred pohovorom a aké chyby sa najčastejšie opakujú?

Najväčšou chybou je strach, že to nezvládnu a že je toho veľa, na čo sa musia pripraviť. Je to samozrejme prirodzené. Mojim klientom vždy vravím, nech sa trikrát zhlboka nadýchnu a nech si s úsmevom na perách predstavia, ako na pohovore hravo klikajú a všetko zvládajú 🙂 Potom si postupne krok za krokom prejdeme príkladmi. Naučiť sa dá všetko.

V tomto musím s tebou súhlasiť. Strach a tréma sú na pohovore tí najhorší spoločníci a jednou z možností, ako ich dostať pod kontrolu, je dobrá príprava. Na čo by sa uchádzači pohovoru mali dopredu pripraviť? Čo sa od nich žiada z Excelu v rámci pracovného pohovoru?

Približne pred rokom som urobila prieskum. Zistila som, že najžiadanejšími sú vzorce a funkcie, napr. SUM, IF, COUNTIF, VLOOKUP alebo   ROUND. Ďalej práca s veľkými databázami – zoraďovanie a filtrovanie, kontingenčné tabuľky, grafy, podmienené formátovanie a v niektorých prípadoch makrá.

Na pohovor sa odporúča dať viac krátkych zadaní a úloh, ktoré na seba nenadväzujú. Ale nie každý personalista toto nepísané pravidlo dodržiava. V takom prípade sa ľahko môže stať, že sa uchádzač „zasekne“ v polovici zadania. Nedokáže pokračovať ďalej, hoci ostatné úlohy by hravo zvládol. Dá sa to nejako elegantne vyriešiť?

Stáva sa to bežne. Niekedy je nejasné zadanie a niekedy jednoducho človek nevie. Hlavne netreba spanikáriť. Dá sa to elegantne vyriešiť s personalistom, ktorý vedie pohovor. Vysvetliť mu, že toto práve neviete, ale ďalšie úlohy zvládnete. Pomôže s úlohou a poznačí si, s čím bol problém. V prípade, že nemôže alebo nevie poradiť, je to náročnejšie. Závisí od konkrétnej úlohy. Ak je to možné a inak sa naozaj nedá, tak odporúčam úlohu vyriešiť „ručne“. Čiže vypočítať v hlave alebo na kalkulačke, prípadne použiť iný excelovský nástroj. A potom pokračovať ďalej. Síce to nebude splnenie úlohy, ale možno hodnotiaci ocení snahu a kreatívne riešenie 🙂

Čo by si poradila ľuďom, ktorí sú zvyknutí pracovať v slovenskom alebo českom Exceli a na pohovore dostanú úlohu, ktorú musia urobiť v anglickom prostredí? Veľa ľudí to vie nepríjemne zaskočiť.

Nielen jazyková mutácia vie zaskočiť. V súčasnosti sa vo firmách stretávam so šiestimi rôznymi verziami Excelu – staršie 2000 a 2003, novšie 2007, 2010, 2013 a 2016. Každá verzia má iný vzhľad. Aj keď novšie verzie sú si dosť podobné, mnohých to dokáže zaskočiť. Ak má byť súčasťou pohovoru preverenie vedomostí z Excelu, odporúčam sa vopred spýtať, v akej verzii a v akej jazykovej mutácii bude. Môžete sa tak lepšie pripraviť.

pohovor v Exceli

Pri Exceli platí: čím skôr si ho zautomatizujeme, tým lepšie. Čím viac klávesových skratiek a nástrojov používame, tým sme rýchlejší. Ale čo robiť v prípade, že v práci robíme len jednoduché tabuľky, používame základné úkony a veľa z Excelu sme zabudli? Ako rýchlo sa to dá naučiť?

Na túto otázku sa nedá jednoznačne odpovedať. To ako keby si sa ma spýtala, ako rýchlo sa naučíš po anglicky. Závisí najmä od toho, aký zvolíš spôsob vzdelávania.

Klávesové skratky sú rýchlym pomocníkom, ale nie sú pre každého. Je to možno prekvapujúce, ale mnohých ľudí zdržujú a radšej si všetko odklikajú myškou.

Spôsob vzdelávania je naozaj dôležitý. V súčasnom svete internetu je dostupných veľa videí a online kurzov. Popritom sa ponúka naďalej možnosť „klasických“ kurzov. Ktoré hodnotíš ako najefektívnejšie?

Je to takisto veľmi individuálne. Každý si musí zvoliť sám, čo uprednostňuje a čo mu viac vyhovuje. Najrozšírenejšie a najlacnejšie je samovzdelávanie pomocou voľne dostupných článkov a videí na internete. Avšak vyhľadávanie zaberá veľa času. Úprimne povedané, niekedy ani ľudia nevedia, čo majú hľadať, čo Excel ponúka. To býva potom frustrujúce. Tento spôsob je najvhodnejší v prípade, že potrebujete vyriešiť nejaký konkrétny problém v Exceli. Ako príprava na pohovor by to podľa mňa bolo dosť náročné.

Na internete je aj bohatá ponuka video kurzov, resp. online kurzov. Tieto fungujú ako súbor videí a príkladov, ktoré má človek k dispozícii. Pomocou nich si môže jednotlivé nástroje precvičiť. Online kurzy sú väčšinou platené, ale dajú sa nájsť aj zdarma. Podľa toho sa ale niekedy odzrkadľuje kvalita. Pri platených býva zvykom, že je možné sa na autora kurzu obrátiť e-mailom s prípadnými otázkami. Povedala by som, že toto je taká zlatá stredná cesta, pretože všetky postupy sú pekne pohromade a každý si sám určuje tempo, akým bude jednotlivé lekcie prechádzať, a čas, kedy sa tomu bude venovať.

Samozrejme nemôžeme zabudnúť aj na klasické vzdelávanie s lektorom. Na Slovensku je ponuka lektorov a vzdelávacích agentúr naozaj široká. Jedná sa o intenzívne vzdelávanie. Za deň alebo za dva získa účastník množstvo informácií. Veľkou chybou je, že ľudia očakávajú, že po skončení kurzu budú všetko vedieť. Aby sa informácie „uložili“ v pamäti, treba si to dodatočne ešte precvičiť a zopakovať. Výhodou je prítomnosť lektora, ktorý vám všetko ukáže, vysvetlí a potom si to sami vyskúšate na príkladoch. Ak niečo nejde, je stále k dispozícii a môžete klásť otázky.

Nevýhodou skupinových kurzov je, že je tam viac ľudí. Lektor musí prispôsobovať tempo účastníkom. Pre niekoho môže byť pomalé, pre iného zasa rýchle. Za najväčšiu nevýhodu klasických kurzov pokladám dodatočné náklady na cestovanie. Neraz je potrebné čerpať dovolenku alebo cestovať do vzdialeného mesta. Naviac ich termín býva presne daný, takže sa podľa toho treba zariadiť.

Obdobou sú individuálne kurzy presne na mieru klienta. Tu je však cena vyššia, ale čas je strávený efektívnejšie. Môžu prebiehať aj online, napríklad cez Skype.

Stáva sa, že príde klient o 5 minút 12 a potrebuje sa urýchlene doučiť pár funkcií v Exceli? Ak áno, ako sa dá v Exceli čo najrýchlejšie zorientovať?

Áno, stáva. Ale našťastie je to skôr výnimka ako pravidlo. Väčšinou príprave venujeme jeden až dva dni cca. 8 hodín denne. Podľa toho, či už má klient nejaké základy a čo sa od neho na pohovore očakáva. Niekomu stačí hodina – dve a niekto potrebuje týždeň. Dôležité je sa toho nebáť a pustiť sa do učenia. Pretože to nie je príprava iba na pohovor, ale aj na zvládanie pracovných povinností. Takže to netreba odkladať na poslednú chvíľu.

S mnohými klientami som v kontakte. Neraz mi povedali, že vďaka tým pár hodinám dokážu s Excelom pracovať lepšie, ako ich kolegovia. Dokonca niektorí svojich kolegov učia veci, čo som ich naučila ja 🙂 Takáto informácia poteší každého lektora.

Úplne ťa chápem. To je to, čo dáva našej práci zmysel! Ja sama sa venujem príprave na pohovory v slovenčine aj angličtine a nie je nič krajšie, ako keď príde klient poďakovať a pochváliť sa, že bol najlepší!  Ďakujem za rozhovor a prajem ti čo najviac spokojných a šikovných klientov.

Ak cítite, že je v tejto oblasti stále čo zlepšovať, odporúčam vám stránky Zuzky Pogranovej www.zuzanapogranova.sk, kde nájdete množstvo užitočných návodov a fintičiek nielen k Excelu, aj k Wordu a PowerPointu.

príprava na pohovor JobEdu

Komentáre

Podobné články

Pomáha ľuďom pripraviť sa na pracovný pohovor tak, aby ho zvládli ľavou zadnou a k vlastnej spokojnosti. Inšpiruje ľudí k tomu, aby chodili do práce s radosťou a ľahkosťou, a pokiaľ to tak nie je, aby mali silu to zmeniť. Je autorkou e-bookov Nehovor, že nedáš pohovor a Kľúč k úspešnému pracovnému pohovoru.

Odoslať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Error: Please enter a valid email address

Error: Invalid email

Error: Please enter your first name

Error: Please enter your last name

Error: Please enter a username

Error: Please enter a password

Error: Please confirm your password

Error: Password and password confirmation do not match